「アイデアを膨らませるはノートにメモ」なぜ私は手書きメモにこだわるのか

今日は、仕事ハックのコーナーで「メモの取り方など」に関して質問をいただきましたので、回答していきたいと思います。

Q&A: メモのとり方・名刺管理の仕方

メモの書き方はありますか?インプットからアウトプットまでの流れがあれば教えてほしいです。また、名刺管理などされているようでしたらその管理方法も教えてください。

はじめに名刺管理ですが、名刺をいただいたらスマホのカメラでスキャンして、Evernoteに入れておくだけです。

Evernoteプレミアムの機能の中に、Evernoteのアプリを使ってスマホカメラで撮影するだけで、自動的に文字データに変換してEvernoteの連絡先ノートに追加してくれる機能があります。この機能を使うとスマホで名刺を撮影するだけで、社名や名前などで検索できるので、物理的に名刺の束を持ち歩かなくて済むので重宝しています。

メモの書き方の方は、もう少し詳しく書いてみたいと思います。

私の場合、ほとんど全ての情報をデジタルで保存していますが、皆さんが思っている以上に「紙のノートにメモを取る」ということをたくさんしていると思います

やはり紙のノートの方が、アイディアを膨らませるのにフレキシブルであるということと、特に人と対面で話している時にキーボードで入力しようとすると両手がふさがってしまうのに対し、メモを取るのは片手でできるので、いまだに紙のノートは常に持ち歩いています。

ちなみにペンは、3色 or 4色のボールペンが好みです。

ペン

私なりの「メモ論」を五つに分けて紹介したいと思います。

メモ論その1: 大きいノートを使う

はじめに、紙のノートはできるだけ大きいサイズの物を持ち歩くようにしています。

具体的に説明すると、日本にいた時はA4サイズ、アメリカではレターサイズ(A4とほぼ同サイズ)のかなり大きなノートを常に使うようにしています。なぜ大きいノートかと言うと、大学時代の指導教官に「思考の大きさはノートの大きさに比例する」と教えてもらったからです。

小さい手帳のようなサイズのノートで色々考えるよりも、大きなノートで自由に大きく考えた方が幅が広がるという意味です。

メモ論その2: 1回のミーティングあたり、1ページに収まるようにする

紙のノートを利用するシーンとしては大きく分けて二つあります。

一つ目は、自分一人でブレーンストーミングをするような場合になぐり書き、メモ書きのように使います。二つ目は、対面であったり、電話会議であったり、打ち合わせをする場合です。いずれの場合でも一回のミーティングのメモが1ページに収まるようにメモ書きするようにします。

1ページに収まらないこともあるのでは?と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、私の場合、ミーティング前に、1ページを縦に2分割して縦線を引いておきます。こうすることで2列分のスペースがあるのでよほどのことがない限り1ページを超えません。

メモ論その3: ミーティング前に「自分の」アジェンダを箇条書きにしておく

もう一つ重要な点は、ミーティングの前に必ず自分なりのアジェンダを箇条書きにしておくことです。

箇条書き

これはミーティングが始まる前にし終えることが重要です。

私はスタンドアップミーティング(椅子に座らずホワイトボードやハイテーブルなどを囲んで数分間少ないアジェンダに対して話し合うミーティング。プロジェクトの進捗確認や、簡単な相談事は短時間で済ませるためにも立ったまま行います)のような短いミーティングはたくさんしますが、会議室でしっかり座ってミーティングをすることは、あまりたくさんしないようにしています。座ってしっかりと時間を取るフォーマルなミーティングの場合は、ミーティングでのアウトプットをしっかり出すという意味でも事前準備が重要です。

自分なりのアジェンダというのが味噌で、会議のアジェンダとは別に、その会議において自分なりに解決したいことや質問したい内容を会議が始まる前に予めノートに書き出しておくことで、短い時間で最大限のアウトプットが得られるようになります。

メモ論その4: 対面で会うときは必ずノートを持参する

私は対面で人と会うときは、ほぼ必ずノートを持参してメモを取るようにしてます。

ノート

というのは、対面で会った場合に相手がキーボードでカチャカチャと入力しているよりも、紙のノートにメモを取っている方が印象が良いということが挙げられます。

さらに前述の通り、紙のノートにメモを取るのは片手でできるので、キーボードでガチャガチャと入力するよりコミュニケーションが取りやすいと言う理由もあります。

メモ論その5: ミーティング後に必ずメモの内容をGoogle Docなどへ「再整理」する

メモ論の最後のポイントですが、ミーティングが終わった後、必ずその日のうちに、できれば終わってからすぐに紙のノートにメモした内容を「Googleドキュメント」などデジタルな形に再整理するということをしています

パソコン

これはスマホなどで撮影した写真をアップするということではありません。以前は紙のノートを写真に撮って保存するだけにしていたこともあるのですが、やはり自分で再度打ち込んだ方が圧倒的に頭の整理になります。さらに内容を忘れにくくなるだけではなく、後から読み返しやすいというのもあります。

再度キーボードで打ち直すのは二度手間ではありますが、その時間をかけるだけの価値が十分あると考えております。

以上が私のメモ論になります。皆さんはどのようにメモを取っていますでしょうか?

是非皆さんのメモの取り方もメッセージで教えていただければ嬉しく思います。

https://m.me/irnote

それ以外にも二つほど「お仕事ハック」の質問をいただいているので回答したいと思います。

Q&A: クラウドストレージは利用していないのか?

いつも興味深く拝見しています。●●と申します。ストレージをバックアップ含めてご自身で用意されていることついてですが、クラウドを利用されないのは何かコスト以外に要因があるのでしょうか。意外だなと感じましたので、お答えいただけると幸いです。よろしくお願いいたします。

以前、「ストレージはSSDを利用してバックアップを取っている」という内容を書いたところ、この質問をいただきました。

クラウドのストレージを全く利用していないわけではなく、DropboxやGoogle Driveなどは利用しています。

しかし、DropboxもGoogle Driveもクラウド「だけ」にデータを置くというオプションが非常に高価で困っています。

つまり普通の有料プランはクラウドに置くデータは、必ず自分のPCの中にも存在する必要があるという意味です。

外部ストレージを利用せずに全てクラウドにバックアップを取ろうとすると、自分が保有している全データを保存できるだけのストレージが自分のMacBookに必要になります。

私の場合、全データを合計すると2テラバイト以上になっているので、これだけのストレージをMacBookの内蔵ストレージとして追加すると、とても高価になってしまいます。

大半は普段は必要がないデータなので、毎年買い換えるMacBookの値段を吊り上げてまで常に手元に置いておく必要はありません。そういったデータに関しては自宅の外部ストレージに二重にバックアップする形で保存してあります。

DropboxやGoogle Driveなど、クラウド「だけ」にデータを置くオプションがより安価になれば、外部ストレージは破棄して全てクラウドにバックアップすると思います。

Q&A: PCの売却方法

いつも大変有用なメルマガをありがとうございます。お仕事ハックコーナー面白かったです。質問ですが、macの売却はどのように行なっておりますでしょうか?私も毎年最新macに買い換えたいと思っていますが、macを売るのがカード情報の漏洩などを考えると少し不安です。どのように対処されていますでしょうか?

古くなったMacのBookの売却は、eBayなどのオークションで売却する場合もありますし、Appleの下取りで売却する場合もあります。価格次第といったところでしょうか。

Appleなど信頼できる会社に売却する場合は、そこまで神経質にならなくても良い気もしますが、eBayなどで第三者に直接売却する場合は、データ漏洩に関しては十分な注意を払っています

Macのハードディスクからデータを完全消去する方法。

Macのデータの完全消去

詳しくはこちらの記事をご覧頂きたいのですが、データを消去する際にMacには「複数回データを消去する」というオプションがあります。このオプションを適用してデータを消去することで、データ漏洩が起こりにくくするようにしています。

以上、今回は、名刺管理とメモ論、データのバックアップとPC売却について回答させていただきました。ご質問ありがとうございました。

まだまだ仕事ハック関連のご質問もお待ちしております。

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シバタナオキ:SearchMan共同創業者。2009年、東京大学工学系研究科博士課程修了。楽天執行役員、東京大学工学系研究科助教、2009年からスタンフォード大学客員研究員。2011年にシリコンバレーでSearchManを創業。noteで「決算が読めるようになるノート」を連載中

決算が読めるようになるノートより転載(2018年11月13日公開の記事)

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