テレワークや在宅勤務にTeamsを選ぶべき5つの理由

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人類が新型コロナウィルスと戦う現在、多くのオフィスワーカーが在宅勤務を強いられている。そうした中で注目を集めているのが「チームコラボレーションツール」や「テレビ会議ツール」と呼ばれるチームコラボレーションを加速させるツールだ。

中でも急速にユーザーを増やしているのが、Microsoft Teams(以下、Teams)。2020年3月19日現在、Teamsのデイリーアクティブユーザーはグローバルですでに4400万人を突破している。Teamsがオフィスワーカーに支持される理由とは──。

コミュニケーションの中心は、メールからコラボレーションツールへ

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在宅勤務が広がる中で浸透し始めているのが、チャットや掲示板でコミュニケーションをとる「チームコラボレーションツール」。もう1つが会議をオンライン上で行う「テレビ会議ツール」だ。

「チームコラボレーションツール」は、主にメールを置き換えるものと考えられており、1対1での情報のやりとりに適する電子メールに対して、チームコラボレーションツールは1対多のやりとりが可能。普段オフィスで交わされている会話がそのままテキストに置き換わったものと考えるとわかりやすいだろう。さらにログという形で発言記録が残るので、業務の中で起きがちな「言った、言わない」という不毛な議論をしないで済むメリットもある。

「オンライン会議ツール」は会社の会議室で行われているリアルな会議を、オンラインに置き換えるものだ。顔を合わせて話したい話題や、機微に触れるような話題を話し合う時などに適している。PCに装備されているWebカメラやマイクを利用して、参加者がお互いに顔を見ながら会話ができ、テキストの文字では表現できないようなコミュニケーションが可能になる。

こうした機能は、現在のようなリモートワークを強いられている状況で役立つのは言うまでもないが、平常時にも企業の生産性向上に大きく寄与する。場所にとらわれずに会議ができ、効率のよいコミュニケーション可能にするからだ。

働き方が変わる今は、誰でも使える「わかりやすさ」が重要

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今、こうしたチームコラボレーションとテレビ会議の両方の機能を備えてユーザー数を拡大しているのが「Microsoft Teams」だ。クラウドサービスであるOffice 365のサブスクリプションのセットプランとして提供されている。

チームコラボレーションツールと言えば、Teams以外にもSlackやLINE WORKSなどが広く知られている。テレビ会議ではZoomやWebExなども知名度が高い。ただ、SlackやZoomなどが別のツールやサービスと組み合わせて使う必要があるのに対し、Teamsは1つのツールでこれらの機能を網羅した、わかりやすさが強みとなっている。

SlackやZoomの拡大を支えてきたのは、アーリーアダプターと呼ばれる比較的ITリテラシーの高いユーザー層だ。彼らがコラボレーションツールを使用することで市場が形成されてきた経緯がある。

しかし、現在のリモートワークが推奨される環境のように、より幅広い層が使う段階では、より「わかりやすさ」が求められるようになる。企業のIT教育費のコスト削減のためにも、これは重要な要素だ。

ビジネスで重視される「固定電話の番号」を携帯でも

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そもそもTeamsは、Office 365/Microsoft 365の一部として提供されていた「Skype for Business」の後継サービス。通話やテレビ会議の機能が充実しているのが特徴だ。Skype for Businessは、企業の構内電話(PBX)をクラウドに置き換えるサービスを提供しており、現在のTeamsにも引き継がれている。さらにこのPBXだけでなく、公衆網との外線発着信サービスがソフトバンクから「UniTalk」として提供されている。

UniTalkは、企業が持つ固定電話の番号をTeamsのクライアントに割り当てれば、携帯電話を構内電話代わりに利用することが可能になる。日本では携帯電話の番号よりも、固定電話の番号の方がビジネス的な信頼度が高いことを考えると、このことは大きなメリットと言える。

TeamsではSkype for Businessから機能を大幅に強化し、より利便性を高めている。例えば、テレビ会議で部屋の背景をぼかす機能も実装。今後はその背景を切り替える機能や話している言葉をリアルタイムで字幕表示する機能、ポテトチップスを袋から出すときに発生するような余計なノイズを削減する機能も予定されている。そのほかにもフィールドワーカーが利用するようなデバイス にもTeamsを搭載する計画だ。

なお、Skype for Business Onlineは、2021年7月30日に提供終了となる。現在Skype for Businessを利用している企業は、早めにTeamsへの移行を検討した方が良さそうだ。

TeamsとSlack+Zoom、どっちがお得?

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Teamsの最大の強みは、Microsoftが提供するクラウドベースの生産性向上ツール「Office 365/Microsoft 365」の一部として提供されている点にある。

Office 365はMicrosoftが提供するサブスクリプション型の生産性向上ツールでWindows/macOS/Android/iOS向けのOfficeアプリケーションと、クラウドベースのサービスがパッケージとして提供されている。日本のビジネスシーンで一般的に使われているWord、Excel、PowerPointを、ローカルとクラウドの両方で利用することが可能だ。

さらに、TeamsではWord、Excel、PowerPointファイルを参加ユーザーが同時に編集できる。PCで編集して、アップロードして共有……という面倒なプロセスを経なくても、共同作業が簡単にできるのだ。

それに加えて、Office 365サブスクリプションの一部として提供されていることはコスト的なメリットがある。企業がWord/Excel/PowerPointなどのオフィスアプリケーションや電子メールなどのプラットフォームとしてOffice 365を契約している場合には追加料金なしで利用できる。

以下の表は企業規模別に見る、Office 365(Teamsを含む)とGoogleのクラウド型生産性向上ツール「G Suite」にSlackとZoomを組み合わせて利用した場合のコスト比較だ。

表1●中小企業向けプランでのOffice 365(Teamsを含む)と、G Suite+Slack+Zoomの場合の比較

MicrosoftG Suite Slack Zoom
プランOffice 365 Business PremiumG Suite Business
価格1,360円/1ユーザー1,360円/1ユーザー
チームコラボレーションツールTeamsSlack(スタンダードプラン)
価格(Office 365の価格に含まれる)850円/1ユーザー
テレビ会議ツールTeamsZoom
価格(Office 365の価格に含まれる)2,700円/1ホスト
合計価格1,360円/1ユーザー2,210円/1ユーザー+2,700円/1ホスト

表2● 大企業向けプランでのOffice 365(Teamsを含む)と、G Suite+Slack+Zoomの場合の比較

Microsoft(E3の場合)Microsoft(E5の場合)G Suite Slack Zoom
プランOffice 365 Enterprise E3Office 365 Enterprise E5G Suite Enterprise
価格2170円/1ユーザー3,810円/1ユーザー3,000円/1ユーザー
チームコラボレーションツールTeamsTeamsSlack Plusプラン
価格(Office 365の価格に含まれる)(同左)1,600円/1ユーザー
テレビ会議ツールTeamsTeamsZoom 企業プラン
価格(Office 365の価格に含まれる)(同左)2,700円/1ホスト
合計価格2,170円/1ユーザー3,810円/1ユーザー4,600円/1ユーザー 2,700円/1ホスト

表1、表2は、いずれの場合もSlackの代わりに現在Googleがベータ版として提供している「Currents」、Zoomの代わりにテレビ会議ツールの「Hangouts Meet」を利用した場合には、SlackとZoomのコストは不要となる。だが、実際には、Slack+ZoomをTeamsの代わりに利用しているユーザーが多いと考えられるため、こうした比較にしてみた。価格は各社Webサイトの3月末時点での価格を参照した。

公平に言うのであれば、SlackもZoomも、一定の規模までは無償のプランで対応することができるため、その範囲内であれば追加コストはない。しかし、扱うデータ量が大きい場合や、過去のログを残したいと考えて有料プランへ移行するというのが、多くのユーザーの現状でもある。

そう考えると、デフォルトでTeamsを含んだ料金設定になっているOffice 365のコスト的なアドバンテージは小さくない。

なお、Teamsも単体で導入することができ、無償プランの場合、1ユーザーあたり2GB、共有ストレージが10GBまで利用可能だ。

高いリテラシーは不要。新ツール導入のハードルは低く

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提供:マイクロソフト

米Microsoftの2020年3月19日(米国時間)の発表によれば、新型コロナウイルスが猛威を振るう今、Teamsはリモートワークの切り札としてユーザー数を伸ばしている。同日の時点のデイリーアクティブユーザーは約4400万人だが、そのうち1000万人程度は直前の1週間で増えたとしている。2019年11月時点では2000万人だったことを考えれば、わずか5カ月で2倍以上に増えたことになる。

新しい働き方の構築が急務となる今、Teamsを導入するメリットは、コスト面に加えて、Microsoft Officeとの高い親和性にある。多くの日本企業はMicrosoft Officeをすでにサブスクリプション型へ切り替えている。そうした企業にとっては追加コストなく、チームコラボレーションツールやテレビ会議をスムーズに導入できるという点は、Teamsの大きな魅力と言えそうだ。


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