｢テレワークは信頼貯金すり減らす｣コロナで全社在宅のfreeeが取り入れたある方法

新型コロナウイルスの感染拡大で、政府は緊急事態宣言の対象地域を全国に拡大する方針を固め、すでに宣言下にある7都市の企業に対しては出勤者を7割減らすよう求めるなど、在宅勤務の流れはますます強まっている。

これを機に初めて本格的なテレワークに踏み切る企業も少なくない中、顔を合わせない職場でいかに円滑なコミュニケーションを取っていくかは、大きなテーマだ。

日本企業の99.7％を占める中小企業を対象に、クラウド会計サービスを提供するfreeeは、3月から全社的な在宅勤務に切り替えている。｢テレワークは信頼貯金を使うことになる｣と話す佐々木大輔社長に、その対策と、withコロナ時代の働き方について聞いた。

｢信頼関係の貯金｣の有無でテレワークの負担が変わる

freeeは3月2日から全社リモートワーク（テレワーク）を続けています。すでに1カ月以上が経っていますが、リモートワークでの業務はそれまでの｢信頼関係の貯金｣を使ってやることになるので、時間が経過するに連れて、やはり疲弊していく面はあります。

（社内から）｢リモートワークは寂しい｣｢うまく気持ちを表現できない｣といった声は生じています。とくに新入社員など新たなメンバーとチームを構築するのは（それまでの信頼貯金部分がないため）やりづらい面があるのも事実です。

新型コロナウイルス感染拡大は国難レベルだと捉え、早くに全社リモートに切り替えました。こうした危機の下でも業務を続けていくためには、必要なことだと考えたからです。

とはいえ普段は、完全リモートワークを推奨はしていません。会社は信頼関係を築きながら回していくことが必要で、完全リモートではそれが難しい。長期的に続けていくことではないと考えています。

そんな中で1カ月あまりやってみて、今は｢なんとか回せているよね｣という状況です。

リモート切り替え環境：freeeでは社員に対しモニターやポケットWi-Fiなどレンタル費用を会社で負担。派遣社員についてもリモートワークできるよう派遣会社と交渉した。使用するツールはビジネスチャットのSlack・Workplace、営業面ではSalesforceで進捗管理。ビデオ会議はハングアウト。

信頼貯金を減らさないために雑談が重要な理由

リモートワーク体制下での具体的な工夫としては、雑談だけが目的のミーティングを全社ルールにしたことです。業務の話だけをするのではなく、雑談をどう作っていくかは組織にとってかなり重要です。

リモートワークは自然と、｢信頼貯金残高｣をすり減らしていきます。話さない・表情が見えないことで、相手が今忙しいのか余裕があるのか分からない。それにより、仲間に協力要請することや相談・依頼することが自然と減る。さらに、何かトラブルが起きたりすると、信頼貯金はもっと減っていきます。

だからこそ、日頃から｢雑談｣というかたちでコミュニケーションを取っておくことで、仲間の今の状況、価値観や働き方を自然と理解することが必要です。貯金をまた少しずつ増やすためです。これによって自然と助けを求めやすくなるし、｢あの人に相談してみよう！｣といった連携のきっかけにもなる。

｢雑談もするようにしてください｣程度では、そうしたコミュニケーションが得意なチームはやりますが、やらないチームはどんどんやらなくなる。チームのカラーによって、かなりばらつきが生じます。なので、組織として雑談を｢仕組み｣で担保することにしました。それが、全社ルール化の背景です。

オンラインの方が質が上がる例も

一方、ビデオ会議の方が都合のいいケースもあることが分かりました。全社会議や入社式など、ビデオ会議の方が発表者のクオリティーも高くなることが少なくない。参加者からすぐにコメントもつくので、コミュニケーションが活性化していると感じます。

だいたい最大で250人規模ぐらいのミーティングを実施していますが、ビデオ会議にしたことで、新しい関わり方が生まれているなと思います。

ミーティング自体の質もオンラインだと上がっています。（会議を主となって進める）ファシリテーションにしても｢その場の空気を読んで決める｣ということが、ビデオ会議だとできません。参加者も無言でいると、何も話が進まない。

より当事者意識を持って参加し、思い切りよくファシリテーションをすることになるので、会議としての健全性が高まるのではないでしょうか。

ハンコ文化、ペーパーレスが進まない背景

社会全体を見渡した時、リモートワークへの切り替えのボトルネックになっているのが｢リモートワーク制度はあっても活用されていない｣という、大企業の職場文化があると思います。

日本の企業社会で、とくに大企業の契約周りの事務手続きは、経営判断で圧倒的な差が出ています。

100万事業所を超えるfreeeのユーザーは、ほとんどが中小零細企業です。契約をメールで終えられず紙の提出を求められる、法律的な手続きにハンコ（実物の印鑑の押印）が必要など、取引先である大企業の社内規定が、中小企業にとってのリモートワークの壁になっているケースが散見されます。

調査を見れば、確かにリモートワーク制度を持っている大企業の割合は高いです。

調査：　2020年3月のパーソル総合研究所の調査では、従業員１万人以上の規模の企業では約4割にテレワークが推奨されているが、100人未満では7%台だった。

ただし、（これまでは）強制的な在宅勤務ではなく｢原則、在宅勤務｣とするなどの運用をしている会社がかなりあります。これによって、制度はあるけれど活用されずに、普段どおりのビジネスが回ってしまっているケースが相当あると思います。

実際、freeeは（インターネット上でサービスを提供する）SaaSのビジネスをする会社で、（前述の通り）現在は全社リモートワークに切り替えていますが、取引先がどうしても契約書に押印の提出を求めるケースがあるため、一部の社員は週に1回は、オフィスに行かざるを得ない事態が生じています。

一般的に中小企業にして見れば、発注元である大企業側から｢提案に（オフィスまで）来て｣と言われたら、行かざるを得ない。中小企業は断れません。仕事の受注を他に取られてしまう恐れがあるからです。（同業他社という）横を見て意思決定せざるをえない立場です。

そうやって、リモートワークに移行できない負のサイクルが生まれています。ですから、大企業側から、（発注先である）サプライヤーに｢リモートでやりましょう｣と提案することが必要ですよね。

発注者側のリテラシーも問われていると思います。

｢コロナが終わってから｣ではなく｢今｣変化を

日本の企業社会には今も、face to face（フェイス・トゥ・フェイス）至上主義というようなものがあります。テクノロジーへの苦手感もあるのか、ミーティングや会議のオンライン化も進んで来ませんでした。

けれども、発想を変えていく時が本格的に来たと思います。

いろんなことを｢コロナが終わってからにしよう｣と先送りするのでは、経済はストップしてしまう。リモートでできることはどんどんリモートにして、できるだけ普段の業務をやるべきです。デジタルによって働き方もサービスも、企業間取引も、抜本的に変わろうとしています。

1カ月以上、完全リモートにしてみて、個人的にはむしろ以前より忙しくなったと感じています。より集中した状態で業務を行うことになり、ミーティングも議論が増え、生産性が上がっています。

企業は今、こうした変化をどれだけ味方につけられるかが問われています。デジタルを活用して変化していくのか、あくまで接触にこだわり続けるのかの、分岐点にいる。

完全リモートの状態では、お互いにうまく仲間として呼びかけていくことが必要で、ふだんの仕事以上のコミュニケーションが求められるのは事実です。

とはいえ、リモートの状態でも、みんなの温度感が同じであれば、やっていける。こんな状況下でも、開き直って頑張っていこうという合意形成をいかに作れるか。そこにかかっているのではないでしょうか。

それは会社であっても、世の中全般であっても同じだと思います。

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全員出社の得意先の要請、それでも出社する上司…昭和な理由で緊急事態でも在宅勤務できない

(聞き手、文・滝川麻衣子）