テレワーク会議ツール「Zoom」で招待を送る4つの使い方

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nikkimeel / Shutterstock

Zoomは、同僚や打ち合わせ相手、クラスメートなどへのミーティング招待を簡単に送ることができる。

その手段には、実は4つの方法がある。Eメールのほか、電話番号を使ったSMSでも送信でき、予定したスケジュールを送ることもできるようになっている。

この「招待の方法」をスマホ(アプリ)とPC(ブラウザー)それぞれについて細かく紹介する。

※スマートフォンなどのモバイル端末とパソコンでは、アプリの外観の違いもあり、招待の送信プロセスはやや異なる。また、アプリのバージョンによっても変わってくるが、筆者はiPhone版はバージョン5.5.3、Android版は5.5.2、Windows版は5.4.7のZoomアプリで確認している


スマホ&タブレットのアプリでZoom招待を送信する

あらかじめミーティングの開催を設定しておくことで、参加者の招待も事前に予約できる。

1. iPhone/iPadの「ホーム」タブにある「スケジュール」をタップする。

スケジュールをタップ。

ホームにあるスケジュールを選択。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

Androidの場合は「ホーム」ではなく「ミーティングおよびチャット」タブ。以降はiPhoneでの操作として解説する。

2. 開催日時など入力し、新しいミーティングを作成する。

ミーティングの詳細

ミーティングの詳細を入力する。

画像:筆者によるスクリーンショット。

画面がミーティングを作成するためのフォームに切り替わる。

開催日時を入力し、ミーティングの期間や定期的なイベントにするかどうかなど、関連するそのほか詳細を修正。入力できたら「完了」をタップする。

3.「新規イベント」ページが表示。「予定出席者」をタップし、招待したい人をアドレス一覧から選択する。

参加者登録

「予定出席者」から参加者登録ができる。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

4. ミーティングを設定したあとでも招待者の追加は可能。

招待の送信

「ミーティング」タブの「招待の送信」をタップ。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

「ミーティング」タブに切り替え、「招待の送信」をタップするだけなのでカンタンだ。

5.「メッセージの送信」「メールの送信」「クリップボードのコピー」の3つが選択できる。

クリップボードのコピーを選べば、必要な項目がテキストとしてクリップボードに保存されるので、メッセンジャーやSNSはこの方法で相手に招待を送信する。

6.「メールの送信」はOS標準設定のメールアプリが起動する。

Eメールでの送信

Eメールでの送信。

画像:筆者によるスクリーンショット。

7.「メッセージの送信」を選ぶと、iPhoneのメッセージアプリが起動する。

SMS送信

電話番号でSMSとして送信もできる。

画像:筆者によるスクリーンショット。

アドレス一覧から、招待を送信したい人を選ぶほか、電話番号を直接入力してもいい。


パソコン(ブラウザー)からZoomの招待を送信する

1. WindowsまたはMacのデスクトップアプリで、画面上部の「ミーティング」タブをクリック。

Windows App

「+」をクリックする。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

その後、小さな「+」記号をクリックして、「ミーティングをスケジューリング」を選択する。

2. 名前、日付、時刻など、会議の詳細をすべて入力。すべて入力したら「保存」をクリック。

Windows 詳細入力

日付など必要な項目を入力していく。

画像:筆者によるスクリーンショット。

3. ミーティング作成後、招待に必要な項目を表示したウインドウが表示される。

コピー

クリップボードにコピーして、招待したい相手に送る。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

表示内容はクリップボードにコピーできるので、Eメールやメッセンジャーなどを使って、招待したい相手に送れる。

4. ミーティングを作成したあとは、「ミーティング」タブから追加で招待可能。

招待のコピー

「招待のコピー」をクリックすれば、クリップボードに保存される。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

「招待のコピー」をクリックすれば、クリップボードの必要な情報が保存されるので、任意のコミュニケーションアプリにコピー&ペーストできる。


「ミーティング中」にスマホ/タブから招待を送る

ミーティング開催中でも招待を送って、参加者を追加できる。

事前に招待リンクを送信する必要がないので便利ではあるが、大規模なミーティングだとチェックインの整理など手間がかかる。参加人数が多い場合は、あらかじめ招待を送って対応したほうが無難だ。

1. アプリの「ホーム」タブから「新規ミーティング」をタップする。

新規ミーティング

「新規ミーティング」で新しいミーティングをスタート。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

2. 画面が切り替わったら、「ミーティングの開始」をタップする。

参加者

「参加者」から追加できる。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

ミーティングがスタートしたら、画面下部にある「参加者」をタップしよう。

3. 画面下部にある「招待」をタップする。

4. ポップアップメニューが表示。招待を送信する方法に合わせて項目を選択する。

4つのメニュー

4つの方法がメニューに用意されている。

画像:筆者によるスクリーンショット。


ミーティング中のPCから招待を送信する方法

1. パソコンのアプリを起動し、「ホーム」タブにある「新規ミーティング」をクリック。

新規ミーティング

「新規ミーティング」を選択する。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

2. ウインドウ下部にある「参加者」をクリック。

3. ウインドーが拡大し、その下部にある「招待」を選択する。

招待ボタン

「招待」ボタンをクリック。

画像:筆者によるスクリーンショット。赤い枠などは編集部による加工。

4. ポップアップが表示され、Zoomの連絡先を使った招待の送信などが可能だ。

招待リンクの送信

メールや招待リンクのコピーを使って、ミーティングに呼びたい人へアナウンスを送れる。

画像:筆者によるスクリーンショット。

「招待のコピー」ボタンもあるので、これまでの手順と同じ方法での送信も可能だ。

(文・中山智


中山智:海外取材の合間に世界を旅しながら記事執筆を続けるノマド系テクニカルライター。雑誌・週刊アスキーの編集記者を経て独立。IT、特に通信業界やスマートフォンなどのモバイル系のテクノロジーを中心に取材・執筆活動を続けている。

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