メールチェックは週2回で十分。4つのコツで集中力を切らさず生産性を高める仕事術

受信トレイに届くメールすべてに、ひっきりなしに返信していたらどうだろう。仕事の妨げになり集中力は切れ、日々の「やるべきことリスト」が一向に片付かない。

ジョージタウン大学のカル・ニューポート准教授はここ数年間で、メールをチェックする回数を徐々に減らし、現在は週に1、2回にしているという。

カル・ニューポート准教授

カル・ニューポート准教授はメールとの付き合い方を再考。今では週に2回程度しかメールチェックをしなくてもよくなったという。

本人提供

ニューポート准教授の著書の中でおそらく最も有名なのは、仕事中に気が散らないようにし集中力を高めるための方法について2016年に書かれた『Deep Work』(邦訳:大事なことに集中する——気が散るものだらけの世界で生産性を最大化する科学的方法)だろう。同准教授の最新刊『A World Without Email』(未訳:メールのない世界)は、メールの受信トレイがあるせいで生じる雑音をどうすれば排除できるかを扱った内容だ。

同准教授の理論によれば、「過度な集団意識」と、それによって同僚との間で意思決定のために何度も交わされるメッセージが、私たちの集中力を途切れさせ、生産性と落ち着きを損なっているという。

同准教授はInsiderの取材に対し、次のように語る。

「この問題を解決するには2つの方法があります。1つは、自分の習慣とメールの受信トレイとの付き合い方に向き合うこと。仕事にコミュニケーションが必要なのは当然ですが、どのくらいの頻度でメールの受信トレイをチェックしているか、送信しなければならないメッセージをどのように書いているかを洗い出すことも重要です。

2つ目は、仕事やコラボレーションの方法、すなわちワークフロー、ルール、ガイドラインなどの見直しです。そのような基本的なプロセスを詳細に、その意図を含めて把握し、どのようにコミュニケーションをとりたいのかを明確にする必要があります」

そこでニューポート准教授に、仕事中に津波のように押し寄せるメールの山に埋もれないようにするための4つのヒントを聞いた。

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