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いくつ知ってる?「Google ドキュメント」の便利な使い方11個。カスタムショートカットから音声入力まで

Googleドキュメント

Googleドキュメントには、あまり知られていない機能が多くある。

撮影:今村拓馬

テキストや書類を作成する便利なクラウドツール、Googleドキュメントの作業効率アップにつながる機能を11個紹介する。

(1)音声で入力する

マイク

マイクをクリックすると、音声で入力可能に。

画像:筆者によるスクリーンショット

Googleドキュメントは音声入力をサポートしている。音声入力の精度はまだ100%ではないが、声だけで文書を作成できる便利な方法だ。

使用方法は、「ツール」「音声入力」の順に選択するだけ。初回使用時などはGoogleドキュメントにマイクを使用する許可を与える必要がある。

その後、マイクアイコンのあるポップアップウィンドウが表示されるので、アイコンをクリックしてパソコンに話しかければ音声での文字入力が可能だ。

音声入力を終了する場合は、もう一度マイクをクリックすればいい。

ちなみに、ポップアップウィンドウは編集画面内の邪魔にならない位置にドラッグ&ドロップで移動できる。

(2)文書内の画像を切り抜くなど編集する

画像編集

画像を選択すると、ドキュメントの上部にあるツールバーに新しいツール群が表示される。

画像:筆者によるスクリーンショット

Google ドキュメントに画像を追加したあとで、その画像はさらに編集できる。

Google ドキュメント内の画像をクリックすると、画面上部のツールバーに新しいツールが表示される。

画像の周りにボーダーを追加して色をつけたり、画像を切り取ったり(トリミング)、画像オプションボタンを使って配置を変更できる。

(3)ドキュメントを別の言語に翻訳する

Googleドキュメントの翻訳ツールを使えば、ドキュメント全体を100以上の外国語のいずれかに瞬時に変換できる。

「ツール」「ドキュメントの翻訳機能」をクリックし、変換したい言語を選ぶだけと操作もカンタンだ。

翻訳をクリックすると、新しい文書が作成されるが、元の文書は変更されないので日本語の文書はそのまま残っている。

(4)自動単語数表示をオンにする

文字カウント

Googleドキュメントの「文字カウント」ダイアログボックスを使用すれば、リアルタイムでの文字数チェックにも対応。

画像:筆者によるスクリーンショット

「ツール」「文字カウント」の順にクリックすると、ポップアップで文書中の文字数が表示される。

また「入力中に文字数を表示」にチェックをいれると、編集画面の左下に文字数が確認できるボタンが表示されるので素早くチェックできる。

(5)ドキュメントのセクションをブックマークする

ハイパーリンク

ブックマークを作成したら、「リンクの挿入」ツールを使ってハイパーリンクが利用可能。

画像:筆者によるスクリーンショット

Googleドキュメント内のセクションをブックマークし、ドキュメント内の他の場所からリンクすることもできる。

インタラクティブな目次を設定したり、単に参照としてドキュメントの別の部分にリンクするのに便利な機能となっている。

使用するには、ブックマークしたいテキストを選択し、「挿入」「ブックマーク」の順に選択する。

次に、ハイパーリンクを設定したいテキストを選択し、ツールバーの「リンクの挿入」をクリック。あとは先ほど作成したブックマークを探して選択する。

(6)テンプレートは目に見えないところに隠れている

Googleドキュメントのトップページでは無視されがちだが、画面上部にはGoogleが用意した便利なテンプレートが並んでいる。

さらに「テンプレートギャラリー」をクリックすると、さらに多くのテンプレートが確認できる。

ユーザーは好みのタイプのテンプレートをクリックして選ぶだけだ。

多くのテンプレートには、図版やフォーマット、サンプルテキストで成形された状態になっているので、レイアウトが完成したときの見栄えを確認可能だ。

(7)カスタムショートカットの作成

置換

カスタムショートカットを作成するには、「設定」の「置換」タブを使用する。

画像:筆者によるスクリーンショット

定型文や専門分野に特化したフレーズを入力する際に、カスタムショートカットを作成し、略語で呼び出しができる。

設定方法は「ツール」「設定」の順にクリックし、設定のポップアップで、上部にある「置換」タブを選択する。

ここで、「置換」フィールドに入力したい完全なフレーズを入力し、「置換語」フィールドにトリガーとしたいショートカットを入力。完了したら、「OK」をクリックする。

(8)2つの文書を比較する

Googleドキュメントで文書の1つのバージョンを開き、「ツール」「ドキュメントを比較」の順に選択。

2番目のドキュメントを選択し、「比較」をクリックすると、2つの文章を比較した情報が表示される。

マイクロソフトの「Word」にある比較機能ほど高度ではないものの、非常に便利な機能のひとつだ。

(9)書式なしの貼り付け

書式なし貼り付け

ほかの文書から、不要な書式を含まずに内容を貼り付け可能。

画像:筆者によるスクリーンショット

ウェブブラウザーなど、ほかのソースから文書にテキストを貼り付けるとき、「編集」から「書式なしで貼り付け」を選択すると、文書のデフォルトの書式を使用してテキストが貼り付けられる。

これで予期せぬ書式を持つ文書ができあがり、修正に数分かかるような事態を避けられる。

Macでは「Command+Shift+V」、Windowsでは「Ctrl+Shift+V」というキーボードショートカットで、書式なしですばやく貼り付けられる。

(10)ヘッダーやフッターをすばやく追加

Googleドキュメントのファイルにヘッダーとフッターを追加したり、ドキュメントの最初のページに別のヘッダーとフッターを作成できる。

ヘッダーを作成するには、ページの上部をダブルクリックする。ヘッダー領域が表示されるので、そのまま入力し、ヘッダーを作成する。

さらにカスタマイズしたい場合は、「オプション」をクリックし、変更したい設定を選択。フッターの場合は、ページの下部で同じことを行う。

(11)ドキュメントのアウトラインとサマリーを作成する

異なる見出しレベルなど、階層的なフォーマットを含むGoogleドキュメントを作成した場合、ドキュメントの左側にあるサイドバーに自動でアウトライン表示が可能。

表示方法は「表示」、「概要を表示」の順に選択する。

(文・中山智、編集・小林優多郎

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