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予定管理に便利な｢Google カレンダー｣。予定管理にまつわる機能が多くある。
撮影：今村拓馬
Googleカレンダーは、ビジネスや個人的な生産性向上のための最も一般的なツールのひとつだ。
とはいえ、それを最大限に活用しているユーザーは意外に少ない。
より多くのことをより速く、より生産的に行うためには、いかにGoogleカレンダーの機能を使いこなすかが重要だ。
（1）複数のカレンダーを作成する
会議やイベントの種類に応じて、複数のカレンダーを作成できる。
画像：筆者によるスクリーンショット
プライベートから仕事まで、すべての予定の管理をGoogleカレンダーで行うのであれば、複数のカレンダーで整理しておくとよい。
複数のカレンダーを重ね合わせて1日の全体像を把握したり、いくつかのカレンダーをオフにしてノイズを減らし、重要なことに集中もできる。
新しいカレンダーを作成するには、Googleカレンダーの左ペインにある｢他のカレンダー｣の横にある｢＋｣をクリックする。
さらに、｢新しいカレンダーを作成｣をクリックし、名前を付けてから｢カレンダーを作成｣を選択する。
（2）Googleカレンダーのキーボードショートカットを使う
Googleカレンダーにもショートカット機能が用意されている。
歯車のデザインの設定アイコンをクリックし、｢設定｣を選択。あとは｢キーボード ショートカットを有効にする｣にチェックをいれれば、ショートカットキーが利用できるようになる。
ショートカットには、｢ビューの変更｣や｢検索｣｢日の変更｣｢会議の作成｣｢印刷｣などが割り当てられている。
ショートカットの全機能を確認するには、Googleカレンダーで｢?｣を押すと、ポップアップで一覧が表示される。
（3）すべての会議を短縮する
会議の迅速化の設定は、一般的なミーティング時間を自動で短縮する。
画像：筆者によるスクリーンショット
多くの企業では、スマートミーティングポリシーが採用されており、それに対応できるよう、Googleカレンダーでは短時間の会議を設定できる。
設定アイコンをクリックし、｢言語と地域｣ページの｢予定の設定｣セクションで、｢会議の迅速化｣にチェックを入れる。これにより、30分と45分の会議が5分短縮され、60分以上のすべての会議が10分短縮される。
（4）会議時間の検索
ほかのGoogleユーザーとの会議を予定している場合、何度もメールのやり取りをしなくても、会議を開く都合の良い時間をカンタンに見つけられる。
会議の｢予定｣を作成する際に、参加者を｢ゲストを追加｣で登録。
あとは｢時間を探す｣をクリックすると、全員のスケジュールが並んで表示されるので、全員の予定に合った空き時間を見つけられる。
また、｢おすすめの時間｣をクリックすると、各参加者の予定を考慮した日時をリストアップしてくれるので、こちらも便利だ。
（5）通知をカスタマイズする
会議の通知が来るタイミングが自分のニーズに合っていないという場合は、通知をカスタマイズしておこう。
設定アイコをクリックし、｢設定｣から、左側のナビゲーションペインで、｢マイカレンダーの設定｣セクションに移動。通知の設定をしたいカレンダーを選択する。
さらに｢予定の通知｣をクリックすると、通知を送るタイミングを設定できる。必要であれば、通知のタイミングは複数登録できるので、状況に合わせて使い分けも可能だ。
また、終日イベントの場合も、前日や当日朝など通知のタイミングを細かく調整可能だ。
（6）予定の所有権をほかの人に譲る
会議などの予定をつくったものの、自分が出席できないことが判明し、ほかの人に担当してもらう場合、作成した予定をキャンセルして削除したり、代理の人が作り直す必要はない。
その予定の所有権を譲り渡せばオーケー。まずはカレンダーで作成した予定をクリック。次にプレビューのメニューをクリックし、ドロップダウンメニューから｢主催者を変更｣を選択する。
あとは新しい主催者を選んで、｢主催者の変更｣をクリックすれば、ほかの人に主催をお願いできる。
Googleカレンダーで作成した予定の所有権は、ほかの人に委任したい場合に移管可能。
画像：筆者によるスクリーンショット
（7）世界時計をオンにする
異なるタイムゾーンにいる人とメッセージのやり取りや会議の予定を組む必要がある場合、相手の現地時間をすぐに確認できると便利だ。
Googleカレンダーは、左側のペイン、月間カレンダーの下に、チェックしたいタイムゾーンを表示可能。
有効にするには、設定アイコンをクリックし、｢設定｣から｢世界時計｣を選択。｢世界時計を表示する｣という項目があるので、チェックボックスをオンにする。
あとは｢タイムゾーンを追加する｣をクリックして、必要なタイムゾーンを登録する。設定が完了すると、登録した各タイムゾーンの時刻が月間カレンダーの下に表示される。
（8）Googleカレンダーを開かなくてもカレンダーを確認する
予定を確認するために、毎回Googleカレンダーを開くのはめんどうだ。
その場合は、Chromeの拡張機能｢Button for Google Calendar｣がオススメ。
インストールすると、Chromeのツールバーにアイコンが登録でき、このアイコンをクリックするとプルダウンで直近の予定を表示してくれるので便利だ。
（9）マウスをドラッグして複数日の予定をつくる
Googleカレンダーでは、ドラッグで複数日の予定がつくれる。
画像：筆者によるスクリーンショット
2日以上にわたるイベントを作成する場合、｢その他のオプション｣から日付や時刻を選ばずとも、設定したい日付をクリックしたあと、ドラッグで設定したい日程まで動かせば、複数日を選択した状態で予定の作成が可能。
あとは必要事項を入力して｢保存｣をクリックすれば予定として登録される。
（10）会議の招待に添付ファイルを追加する
予定の招待状には、文書やPDF、画像などの添付ファイルも追加できる。
予定を作成するときに、｢説明または添付ファイルを追加｣をクリックし、｢添付ファイルを追加｣ボタンを選択。
あとは送りたい添付ファイルを選ぶだけ。これで予定の参加者とあらかじめファイルが共有でき、別途メールなどを送る必要もないので便利。
すでに予定を作成し招待状を送っている場合は、カレンダーで予定を選択してプレビューを表示し、鉛筆型の｢編集｣アイコンをクリック。
あとはイベントの詳細にある｢添付ファイルを追加｣アイコンから、同様の作業ができる。
（11）カスタムカレンダービューを作成する
平日のみ表示し、週末を省略したカレンダーを作成したり、4週間単位で表示するといったカスタムカレンダービューにGoogleカレンダーは対応している。
まずは、設定アイコンをクリックし｢設定｣を選択。さらに左側のナビゲーションペインで、｢ビューの設定｣へ移動する。
ここに用意されている｢週の始まり｣や｢カスタムビュー設定｣などを選べば設定可能だ。
（12）会議を非公開にする
会議を非公開に設定すると、カレンダー上でその時間だけがブロックされる。
画像：筆者によるスクリーンショット
人事との重要なミーティングや、病院に行くことを知られたくない場合は、予定を非公開に設定できる。
ほかの人にカレンダーの閲覧権限がある場合でもその人が確認できるのは、その時間がブロックされていることだけだ。
設定方法は予定を開き、｢デフォルトの公開設定｣を｢非公開｣にして保存するだけ。
（13）予定の参加者にメールを一斉送信
作成した予定に参加者を登録していれば、その人たちにメールを一斉送信可能。
カレンダー上の予定をクリックするとプレビューが表示されるので、｢ゲスト｣セクションの右側にあるメールアイコンをクリック。
すると、ポップアップでメールの作成画面が表示されるので、件名やメッセージ本文を入力して｢送信｣をクリックすれば、予定参加者へ一斉にメールとして送信される。
（14）予定が書かれたメールを毎日受信する
｢今日の予定リスト｣を有効にすると、その日の予定の概要がメールで通知される。
画像：筆者によるスクリーンショット
朝、予定やタスクの概要をひととおりチェックしておきたいという人にオススメの機能だ。
設定アイコンをクリックして｢設定｣を選択。次に左側のナビゲーションペインで、｢マイカレンダーの設定｣セクションに移動し、概要を知りたいカレンダーを選択する。
あとは｢その他の通知｣にある｢今日の予定リスト｣のプルダウンメニューから、｢メール｣を選べば設定完了。その日の始めに予定の概要がメールで送られてくるようになる。
（15）予定の招待状で場所を入力する
Googleカレンダーでは、予定の招待状に正確な住所を入力可能。
これはGoogleマップと統合されているため、招待状を表示しているどのデバイスでも手軽にルート案内へとアクセ宇できる。
登録方法も｢場所を追加｣に住所を入力したり、ビル名や店名をタイプして表示される候補を選んだりするだけなのでカンタンだ。
