MLBがスピードアップできるなら、会議も短くできるはず

人数か、時間か — 削減するものを考えよう

スタンフォード大学の組織心理学者、ロバート・サットン（Robert Sutton）によると、人は問題に直面したとき、引き算ではなく、足し算で解決しようとするのが自然な反応だという。｢我々はレゴでも、レシピでも、会議でもそうする｣と彼はInsiderに語った。

しかし、引き算の方が良い場合も多い。｢物事が遅すぎる、複雑すぎる、退屈すぎるという状況があれば、引き算を促すような制約を見つけ出そう｣とサットンは言う。

これは要するに、MLBがピッチクロックで行っていることだ。 投手は15秒（走者がいる場合は20秒）で投球を開始する。そして、投手が牽制球を投げる、もしくはプレートから足を外すことができるのは1打席につき2度までに制限されている。

例えば、会議を半減させるということをやってみてほしい。 週1回の会議を隔週に、1時間の会議を30分に。あるいは、軋轢（あつれき）を持たせてみる。会議室から椅子を撤去して立ってもらうとか、出席者が話していい時間を制限するとか。

｢時間をかけた方が良い場合もあるかもしれないが、そうした例外はなくなりつつある｣とサットンは言う。

出席者については冷酷に判断しよう

引き算は出発点にすぎない。ロゲルバーグは、会議の運営方法や出席者についても考えるべきだと言う。

｢会議のスケジュールを立てる人は、権力のある立場だ。だから、誰が出席する必要があるのか、どのくらいの時間が必要なのか、何が起こる必要があるのかを考えて、意図的に行動すべきだ｣

パーキンソンの法則を思い出してほしい。 仕事は、割り当てられた時間に合わせて拡大される。ミーティングに45分を割り当てると、その時間通りになってしまうのだ。しかし、この法則を利用して、より短い時間で会議を行うこともできるだろう。

ロゲルバーグは、会議の議題は一般的なトピックでなく｢答えられる質問｣であることを勧めている。彼は｢答え｣によって会議が目的を達成できたかどうかを知ることができると述べている。

フィードバックを求める

MLBが、球場やテレビ観戦でのファンの体験を考える必要があるように、上司は会議での社員の体験を考える必要があるとロゲルバーグは言う。

だからこそ、会議を改善する最善の方法の1つは、出席者にフィードバックを求めることだ。｢彼らが会議で嫌な思いをすると、上司であるあなたにも悪影響が及ぶようにするのだ｣とロゲルバーグは言う。

ロゲルバーグの研究によると、会議がうまく運営されないと、社員の士気が低下し、辞めたいという気持ちが高まることさえあるという。

｢何を達成できたかを尋ねることなく何時間も会議に参加させるのではなく、関与してもらう必要がある｣

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