上司に頼みごとをする時の上手なメール術

上手なメール術

あなた自身のメリットではなく、上司にとってのメリットを伝える

Yes Man / Warner Bros. Pictures

上司や会社に頼みごとをするとき、あなたはどうしていますか?

エレベーターの中で人を増やして欲しいと相談する時。リンクと猫の画像がいっぱいのSlackで休暇の相談をする時。コーヒーマシンの近くで面談の依頼をする時。

あるいはそうしたことをメールで依頼する時。

『How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done』の著者ジョスリン・グライ(Jocelyn Glei)氏は、メールでの効果的な依頼方法は、あなたにとってのメリットではなく、上司にとってのメリットを伝えること、そして、最初に「万一の場合の対応策」についても考慮済みであることを伝えることだと述べている。

また、彼女は「もし何か質問をする場合は、同時に解決策も提案するべき」と述べる。

「メールは議論には向いていないので、『〇〇についてどう思いますか?』のような質問だけのメールは良くない。忙しい上司は、あなたのために解決策を考え、長いメールで返信している暇などない」

つまり、上司には、結論を下すために必要な情報をすべて提供することが必要だとグライ氏は言う。もちろんメールではなく、実際に話をすることもできるだろう。実際、1通のメールで、新しいチームメンバーの採用が決まったりはしないだろうが、上司に「考えるために必要な最低限の情報」を送っておくことは重要だ。

グレイ氏による3通の「依頼メール」の例を紹介しよう。

新メンバーの採用について

カレンさん、お疲れさまです。来年度の予算を策定中だと思いますが、新しい営業担当者の採用を検討していただくことは可能でしょうか? 予算を確認しましたが、新しい営業担当者を採用することで新規の取引先を今より2倍に増やすことができます。また、追加利益の3カ月分で新しく採用した営業担当者の給与を賄うことができます。

休暇について

カレンさん、お疲れさまです。10月6日~13日に休暇をいただきたくメールしました。ウェブサイトの大きなリニューアルを終え、大分落ち着く頃かと思います。また、私の不在中は、マークがクライアント対応を行います。リフレッシュして戻ってきて、ホリデーシーズンの売上げアップに努めたいと思います。

カンファレンスへの参加

ティナさん、お疲れさまです。来年度のSXSWへの参加を考えています。講演やワークショップを通じて、自身のスキルアップを図りたいのです。もちろん、学んできたことは、チームに共有するため、レポートとしてまとめます。費用は参加費、宿泊費、飛行機代を合わせて2500ドル(約25万円)です。予算を取っていただくことは可能でしょうか? ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

[原文:Here's the exact email to send your boss when you want them to say yes to something

(翻訳:堀口ゆりえ)

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